О теме
Сегодняшний урок - о том, что может помочь тебе в укрощении хаоса как своих личных управленческих, так и командных задач. Ведь часто руководитель принимает на себя управленческий функционал, не в полной мере отказываясь от тех задач, которые были у него в роли сотрудника. И это точно приводит к перегруженности и ощущению вечного цейтнота!
Мы уделим внимание такой важной теме, как управление собой и своим управленческим временем.
Опытные руководители с удовлетворённостью смотрят на перечень выполненных задач за прошедший день. Грамотно распределённое рабочее время, наполненное управленческими задачами, совещаниями, встречами помогает руководителям достигать желаемых результатов за определённый отрезок времени. Часто это результат использования методики управления собой во времени.
Для нас тайм-менеджмент — это система организации рабочего времени через планирование, определение приоритетов, соблюдение баланса между работой и отдыхом и повышение эффективности использования этого времени. Предлагаем разобраться, что же это за система и как подобрать подходящие инструменты, работающие на цель, как тебе, так и твоим сотрудникам.
Мы уделим внимание такой важной теме, как управление собой и своим управленческим временем.
Опытные руководители с удовлетворённостью смотрят на перечень выполненных задач за прошедший день. Грамотно распределённое рабочее время, наполненное управленческими задачами, совещаниями, встречами помогает руководителям достигать желаемых результатов за определённый отрезок времени. Часто это результат использования методики управления собой во времени.
Для нас тайм-менеджмент — это система организации рабочего времени через планирование, определение приоритетов, соблюдение баланса между работой и отдыхом и повышение эффективности использования этого времени. Предлагаем разобраться, что же это за система и как подобрать подходящие инструменты, работающие на цель, как тебе, так и твоим сотрудникам.
Из этого урока ты:
— узнаешь, что такое принципы тайм-менеджмента при организации рабочего времени
— узнаешь, как планировать, ориентируясь на контекст и конкретные управленческие ситуации
— сможешь расставлять приоритеты в рабочих делах, опираясь на свои личные особенности
— узнаешь, как повысить эффективность с помощью самоорганизации
— составишь и пропишешь план рабочего времени, опираясь на принципы тайм-менеджмента
— узнаешь, как планировать, ориентируясь на контекст и конкретные управленческие ситуации
— сможешь расставлять приоритеты в рабочих делах, опираясь на свои личные особенности
— узнаешь, как повысить эффективность с помощью самоорганизации
— составишь и пропишешь план рабочего времени, опираясь на принципы тайм-менеджмента
Но прежде всего посмотрим, с каким вызовом ты сталкиваешься как руководитель в этой теме.
Вызов
Инструкция:
Проведи небольшое исследование себя, ответив «да» или «нет» на несколько вопросов:
Проведи небольшое исследование себя, ответив «да» или «нет» на несколько вопросов:
- Часто ли в твоём управленческом опыте задачи или проекты нужно было завершить «ещё вчера»?
- Ты отвлекаешься и перескакиваешь с решения одной задачи на решение другой?
- Ты планируешь свою рабочую нагрузку и нагрузку своей команды, но часто всё идёт не по плану?
- Тебе не всегда удается сохранить баланс между работой и личной жизнью?
- Ты знаешь цель, для достижения которой тебе требуется управлять своим временем?
- Ты знаешь, почему хочешь добиться этой цели?
- Ты самостоятельно принимаешь решение, над какими задачами будет работать команда, без обсуждения с сотрудниками?
Спасибо за то, что зафиксировал свои размышления!
На каждый вопрос, на который ты ответил «да», стоит обратить внимание. Вероятно, приёмы и инструменты тайм-менеджмента, которые ты уже используешь для оптимизации своего рабочего времени, важно переосмыслить.
Давай разберемся, как использовать тайм-менеджмент в твоей практике.
На каждый вопрос, на который ты ответил «да», стоит обратить внимание. Вероятно, приёмы и инструменты тайм-менеджмента, которые ты уже используешь для оптимизации своего рабочего времени, важно переосмыслить.
Давай разберемся, как использовать тайм-менеджмент в твоей практике.
Принципы планирования
Уверены, что ты определил цель, ради которой хочешь стать эффективным руководителем.
Знание целей и стремление к ним позволяет концентрировать все усилия, энергию на важных задачах, избегая растрачивания сил впустую. По теме тайм-менеджмента и личной эффективности представлено огромное количество разнообразных подходов. Что-то наверняка тебе уже знакомо, и часть этих инструментов ты применяешь.
Если ты настроен продолжить создавать индивидуальную систему, которая поможет тебе быть эффективным, давай рассмотрим ключевые принципы тайм-менеджмента, начиная с планирования.
Знание целей и стремление к ним позволяет концентрировать все усилия, энергию на важных задачах, избегая растрачивания сил впустую. По теме тайм-менеджмента и личной эффективности представлено огромное количество разнообразных подходов. Что-то наверняка тебе уже знакомо, и часть этих инструментов ты применяешь.
Если ты настроен продолжить создавать индивидуальную систему, которая поможет тебе быть эффективным, давай рассмотрим ключевые принципы тайм-менеджмента, начиная с планирования.
Принцип планирования
1
Составление списков или чек-листов:
Составленный список поможет тебе не тратить время и силы на концентрацию. Помнишь, как ты шёл в магазин за одним, а возвращался с другим? А если начать составлять список покупок, то этой проблемы можно избежать. Попробуй!
Помни, что это твой личный план, поэтому делай его удобным именно для себя. Это может быть два поля - описание дела и отметка о выполнении, а может быть перечень последовательных шагов, записанных в телефоне, приложении, блокноте.
Помни, что это твой личный план, поэтому делай его удобным именно для себя. Это может быть два поля - описание дела и отметка о выполнении, а может быть перечень последовательных шагов, записанных в телефоне, приложении, блокноте.
2
Жёстко-гибкое планирование:
Многие руководители пользуются классическим жёстким планированием, с чёткими интервалами времени для выполнения каждой задачи. Этот метод учит ориентироваться во времени и планировать краткосрочные дела, если ты любишь определённость и всё раскладывать по полочкам. Правда, взамен ты получаешь постоянное напряжение от сосредоточенности на соблюдении временных рамок. Будь готов к тому, что работа в режиме постоянного жёсткого планирования может приводить к накоплению стресса. При этом результат выполненных запланированных дел точно будет стимулировать делать задачи рационально и с меньшими затратами.
Инструментами могут быть:
— cписок дел в календаре с привязкой к конкретному времени
— диаграмма Ганта, способ визуализации проекта
Если тебя напрягают строгие рамки, и ты любишь спонтанные решения, возможно, тебе подойдёт составление перечня дел без привязки ко времени, присваивая приоритет и назначая количество времени на их выполнение. Внезапно появившиеся незапланированные дела не будут выбивать тебя из колеи, и ты сможешь успевать больше.
Инструментами могут быть:
— виртуальное поле в телефоне/планшете/ноутбуке для фиксации дел и идей
— Jira
— доска со стикерами и метками
Инструментами могут быть:
— cписок дел в календаре с привязкой к конкретному времени
— диаграмма Ганта, способ визуализации проекта
Если тебя напрягают строгие рамки, и ты любишь спонтанные решения, возможно, тебе подойдёт составление перечня дел без привязки ко времени, присваивая приоритет и назначая количество времени на их выполнение. Внезапно появившиеся незапланированные дела не будут выбивать тебя из колеи, и ты сможешь успевать больше.
Инструментами могут быть:
— виртуальное поле в телефоне/планшете/ноутбуке для фиксации дел и идей
— Jira
— доска со стикерами и метками
3
Планирование спринтами:
Если работа твоего направления связана с проектной деятельностью, например, ты работаешь по scrum, планировать лучше в пошаговом режиме, короткими отрезками-спринтами от одной до четырёх недель. Это позволит тестировать продукт или улучшать продукт, получать обратную связь от клиента и изменять приоритеты и направленность в следующем спринте, что хорошо скажется на полной сдаче проекта заказчику.
Когда есть план – появляется понимание и последовательность, снижается напряжённость в работе и в отношениях в команде. Человеческий мозг устроен таким образом, что наличие списка дел и структура воспринимается им как побуждение к действию. От этого исчезает страх неизвестности и неопределённости.
Ты можешь использовать какой-то один способ планирования или комбинировать их в зависимости от конкретной рабочей ситуации и контекста задачи. Главное, что ты точно будешь знать, что, когда и для чего тебе и твоим сотрудникам необходимо сделать.
Ты можешь использовать какой-то один способ планирования или комбинировать их в зависимости от конкретной рабочей ситуации и контекста задачи. Главное, что ты точно будешь знать, что, когда и для чего тебе и твоим сотрудникам необходимо сделать.
Вопросы для осмысления
Ты стал руководителем недавно и, наверняка, понимаешь, что грамотное планирование – одна из составляющих твоей эффективной управленческой деятельности.
Чтобы понять для себя, какие приёмы помогут тебе организовать работу в новой роли руководителя, ответь на вопросы и запиши инсайты в блокнот.
Чтобы понять для себя, какие приёмы помогут тебе организовать работу в новой роли руководителя, ответь на вопросы и запиши инсайты в блокнот.
1. Для чего тебе нужно планирование и как оно продвинет тебя к твоей цели?
2. Какой из принципов поможет тебе реализовать имеющийся план?
3. Как вписать в план всевозможные нюансы и варианты развития событий?
2. Какой из принципов поможет тебе реализовать имеющийся план?
3. Как вписать в план всевозможные нюансы и варианты развития событий?
Спасибо за то, что зафиксировал свои размышления!
Это непростые, но полезные вопросы. И если ты осознанно работаешь с ними, то сможешь наблюдать прогресс в своей продуктивности и удовлетворенности от процесса работы каждый день.
Это непростые, но полезные вопросы. И если ты осознанно работаешь с ними, то сможешь наблюдать прогресс в своей продуктивности и удовлетворенности от процесса работы каждый день.
Расставляем приоритеты в делах
Следующий принцип тайм-менеджмента, который мы рассмотрим – это принцип приоритезации.
Бывают ли у тебя дни, когда ты работаешь над пятью задачами одновременно? Как ты решаешь, за что браться в первую очередь, а что отложить или может перенести?
Когда задач много, и среди них есть и свои управленческие и личные задачи, и командные, то легко потерять фокус и силы в рутине.
Расставление приоритетов в своих делах помогает понять, какие именно дела тебя продвигают к твоей цели и чем следует заниматься в течение выбранного периода. Для любого руководителя важно анализировать, как распределяется по приоритетам его время и время его команды.
Начни анализировать свои так называемые тайм-киллеры («убийцы времени») - спонтанность, страсть к встречам, совещаниям, телефонным разговорам. Затем проведи хронометраж, и ты увидишь, какое время можно оптимизировать. Полезная привычка — каждый вечер спрашивать себя, на что было потрачено время эффективно, а на что — впустую. Усилия направляй на более значимые дела, которые приведут к достижению твоих целей.
Подробнее о приоритетах поговорим в видео.
Бывают ли у тебя дни, когда ты работаешь над пятью задачами одновременно? Как ты решаешь, за что браться в первую очередь, а что отложить или может перенести?
Когда задач много, и среди них есть и свои управленческие и личные задачи, и командные, то легко потерять фокус и силы в рутине.
Расставление приоритетов в своих делах помогает понять, какие именно дела тебя продвигают к твоей цели и чем следует заниматься в течение выбранного периода. Для любого руководителя важно анализировать, как распределяется по приоритетам его время и время его команды.
Начни анализировать свои так называемые тайм-киллеры («убийцы времени») - спонтанность, страсть к встречам, совещаниям, телефонным разговорам. Затем проведи хронометраж, и ты увидишь, какое время можно оптимизировать. Полезная привычка — каждый вечер спрашивать себя, на что было потрачено время эффективно, а на что — впустую. Усилия направляй на более значимые дела, которые приведут к достижению твоих целей.
Подробнее о приоритетах поговорим в видео.
Ты познакомился или по-другому взглянул на принцип приоритизации в своей работе. Предлагаем тебе попробовать расставить приоритеты.
Вопрос 1
| Начать |
На основе своего опыта, предположи, сколько процентов от общего времени ты проводишь в каждом из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра? Отметь, какой квадрант набрал наибольший процент.
Выбери в списке квадрант с наибольшим процентом. Ознакомься с комментарием.
Выбери в списке квадрант с наибольшим процентом. Ознакомься с комментарием.
| Далее |
| Проверить |
| Узнать результат |
ЗАДАНИЕ ПРОЙДЕНО НЕВЕРНО
КОММЕНТАРИЙ К ОТВЕТУ
Как говорил Д. Д. Эйзенхауэр: «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные». В идеальном варианте квадрант «важные срочные дела» занимает ноль процентов времени и должен оставаться пустым. Если в нём появляются неотложные дела, возможно что-то было неправильно спланировано ранее. Самый большой процент времени важно проводить в квадранте «важные не срочные», так как в нем находятся стратегические цели и будущий результат. Этими задачами рекомендуем заниматься самому и уделять им максимум времени. Квадрант «срочные не важные дела» занимает незначительный процент времени. Задачи из этого квадранта не влияют на достижение основных целей. Они отвлекают, мешают сосредоточиться на важном. Их рекомендуем игнорировать или делегировать. Квадрант «не срочные не важные дела» - это тайм-киллер, и в идеале он тоже должен быть с минимальным процентом времени. Если ты будешь периодически задавать себе вопросы «Чего я хочу на самом деле?» или же «Действительно к этому я хочу стремиться?», ты поймёшь, что для тебя сейчас в приоритете.
Как говорил Д. Д. Эйзенхауэр: «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные». В идеальном варианте квадрант «важные срочные дела» занимает ноль процентов времени и должен оставаться пустым. Если в нём появляются неотложные дела, возможно что-то было неправильно спланировано ранее. Самый большой процент времени важно проводить в квадранте «важные не срочные», так как в нем находятся стратегические цели и будущий результат. Этими задачами рекомендуем заниматься самому и уделять им максимум времени. Квадрант «срочные не важные дела» занимает незначительный процент времени. Задачи из этого квадранта не влияют на достижение основных целей. Они отвлекают, мешают сосредоточиться на важном. Их рекомендуем игнорировать или делегировать. Квадрант «не срочные не важные дела» - это тайм-киллер, и в идеале он тоже должен быть с минимальным процентом времени. Если ты будешь периодически задавать себе вопросы «Чего я хочу на самом деле?» или же «Действительно к этому я хочу стремиться?», ты поймёшь, что для тебя сейчас в приоритете.
| Пройти еще раз |
ЗАДАНИЕ ПРОЙДЕНО ВЕРНО
КОММЕНТАРИЙ К ОТВЕТУ
Как говорил Д. Д. Эйзенхауэр: «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные». В идеальном варианте квадрант «важные срочные дела» занимает ноль процентов времени и должен оставаться пустым. Если в нём появляются неотложные дела, возможно что-то было неправильно спланировано ранее. Самый большой процент времени важно проводить в квадранте «важные не срочные», так как в нем находятся стратегические цели и будущий результат. Этими задачами рекомендуем заниматься самому и уделять им максимум времени. Квадрант «срочные не важные дела» занимает незначительный процент времени. Задачи из этого квадранта не влияют на достижение основных целей. Они отвлекают, мешают сосредоточиться на важном. Их рекомендуем игнорировать или делегировать. Квадрант «не срочные не важные дела» - это тайм-киллер, и в идеале он тоже должен быть с минимальным процентом времени. Если ты будешь периодически задавать себе вопросы «Чего я хочу на самом деле?» или же «Действительно к этому я хочу стремиться?», ты поймёшь, что для тебя сейчас в приоритете.
Как говорил Д. Д. Эйзенхауэр: «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные». В идеальном варианте квадрант «важные срочные дела» занимает ноль процентов времени и должен оставаться пустым. Если в нём появляются неотложные дела, возможно что-то было неправильно спланировано ранее. Самый большой процент времени важно проводить в квадранте «важные не срочные», так как в нем находятся стратегические цели и будущий результат. Этими задачами рекомендуем заниматься самому и уделять им максимум времени. Квадрант «срочные не важные дела» занимает незначительный процент времени. Задачи из этого квадранта не влияют на достижение основных целей. Они отвлекают, мешают сосредоточиться на важном. Их рекомендуем игнорировать или делегировать. Квадрант «не срочные не важные дела» - это тайм-киллер, и в идеале он тоже должен быть с минимальным процентом времени. Если ты будешь периодически задавать себе вопросы «Чего я хочу на самом деле?» или же «Действительно к этому я хочу стремиться?», ты поймёшь, что для тебя сейчас в приоритете.
| Пройти еще раз |
КОММЕНТАРИЙ К ОТВЕТУ
Как говорил Д. Д. Эйзенхауэр: «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные». В идеальном варианте квадрант «важные срочные дела» занимает ноль процентов времени и должен оставаться пустым. Если в нём появляются неотложные дела, возможно что-то было неправильно спланировано ранее. Самый большой процент времени важно проводить в квадранте «важные не срочные», так как в нем находятся стратегические цели и будущий результат. Этими задачами рекомендуем заниматься самому и уделять им максимум времени. Квадрант «срочные не важные дела» занимает незначительный процент времени. Задачи из этого квадранта не влияют на достижение основных целей. Они отвлекают, мешают сосредоточиться на важном. Их рекомендуем игнорировать или делегировать. Квадрант «не срочные не важные дела» - это тайм-киллер, и в идеале он тоже должен быть с минимальным процентом времени. Если ты будешь периодически задавать себе вопросы «Чего я хочу на самом деле?» или же «Действительно к этому я хочу стремиться?», ты поймёшь, что для тебя сейчас в приоритете.
Как говорил Д. Д. Эйзенхауэр: «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные». В идеальном варианте квадрант «важные срочные дела» занимает ноль процентов времени и должен оставаться пустым. Если в нём появляются неотложные дела, возможно что-то было неправильно спланировано ранее. Самый большой процент времени важно проводить в квадранте «важные не срочные», так как в нем находятся стратегические цели и будущий результат. Этими задачами рекомендуем заниматься самому и уделять им максимум времени. Квадрант «срочные не важные дела» занимает незначительный процент времени. Задачи из этого квадранта не влияют на достижение основных целей. Они отвлекают, мешают сосредоточиться на важном. Их рекомендуем игнорировать или делегировать. Квадрант «не срочные не важные дела» - это тайм-киллер, и в идеале он тоже должен быть с минимальным процентом времени. Если ты будешь периодически задавать себе вопросы «Чего я хочу на самом деле?» или же «Действительно к этому я хочу стремиться?», ты поймёшь, что для тебя сейчас в приоритете.
| Пройти еще раз |
КОММЕНТАРИЙ К ОТВЕТУ
Как говорил Д. Д. Эйзенхауэр: «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные». В идеальном варианте квадрант «важные срочные дела» занимает ноль процентов времени и должен оставаться пустым. Если в нём появляются неотложные дела, возможно что-то было неправильно спланировано ранее. Самый большой процент времени важно проводить в квадранте «важные не срочные», так как в нем находятся стратегические цели и будущий результат. Этими задачами рекомендуем заниматься самому и уделять им максимум времени. Квадрант «срочные не важные дела» занимает незначительный процент времени. Задачи из этого квадранта не влияют на достижение основных целей. Они отвлекают, мешают сосредоточиться на важном. Их рекомендуем игнорировать или делегировать. Квадрант «не срочные не важные дела» - это тайм-киллер, и в идеале он тоже должен быть с минимальным процентом времени. Если ты будешь периодически задавать себе вопросы «Чего я хочу на самом деле?» или же «Действительно к этому я хочу стремиться?», ты поймёшь, что для тебя сейчас в приоритете.
Как говорил Д. Д. Эйзенхауэр: «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные». В идеальном варианте квадрант «важные срочные дела» занимает ноль процентов времени и должен оставаться пустым. Если в нём появляются неотложные дела, возможно что-то было неправильно спланировано ранее. Самый большой процент времени важно проводить в квадранте «важные не срочные», так как в нем находятся стратегические цели и будущий результат. Этими задачами рекомендуем заниматься самому и уделять им максимум времени. Квадрант «срочные не важные дела» занимает незначительный процент времени. Задачи из этого квадранта не влияют на достижение основных целей. Они отвлекают, мешают сосредоточиться на важном. Их рекомендуем игнорировать или делегировать. Квадрант «не срочные не важные дела» - это тайм-киллер, и в идеале он тоже должен быть с минимальным процентом времени. Если ты будешь периодически задавать себе вопросы «Чего я хочу на самом деле?» или же «Действительно к этому я хочу стремиться?», ты поймёшь, что для тебя сейчас в приоритете.
| Пройти еще раз |
Вопрос 2
| Начать |
Если бы ты расставлял приоритеты на завтра, то к какому приоритету ты отнёс свои дела и почему?
Выбери в списке квадрант с наибольшим процентом. Ознакомься с комментарием
Выбери в списке квадрант с наибольшим процентом. Ознакомься с комментарием
| Далее |
| Проверить |
| Узнать результат |
Идеальным вариантом, конечно, будет равномерная временная отдача, но достигнуть этого в современном быстро изменяющемся мире очень тяжело, а может, и невозможно. Рекомендуем тебе использовать свой опыт для реализации твоих целей и желаний, которые несомненно определяют расстановку приоритетов. Опыт дает возможность принимать те решения, которые попросту недоступны для остальных. И залогом успеха в твоих делах будет гармоничный выбор приоритетов, так как именно ты знаешь, чего желаешь достигнуть.
| Пройти еще раз |
Идеальным вариантом, конечно, будет равномерная временная отдача, но достигнуть этого в современном быстро изменяющемся мире очень тяжело, а может, и невозможно. Рекомендуем тебе использовать свой опыт для реализации твоих целей и желаний, которые несомненно определяют расстановку приоритетов. Опыт дает возможность принимать те решения, которые попросту недоступны для остальных. И залогом успеха в твоих делах будет гармоничный выбор приоритетов, так как именно ты знаешь, чего желаешь достигнуть.
| Пройти еще раз |
Идеальным вариантом, конечно, будет равномерная временная отдача, но достигнуть этого в современном быстро изменяющемся мире очень тяжело, а может, и невозможно. Рекомендуем тебе использовать свой опыт для реализации твоих целей и желаний, которые несомненно определяют расстановку приоритетов. Опыт дает возможность принимать те решения, которые попросту недоступны для остальных. И залогом успеха в твоих делах будет гармоничный выбор приоритетов, так как именно ты знаешь, чего желаешь достигнуть.
| Пройти еще раз |
Идеальным вариантом, конечно, будет равномерная временная отдача, но достигнуть этого в современном быстро изменяющемся мире очень тяжело, а может, и невозможно. Рекомендуем тебе использовать свой опыт для реализации твоих целей и желаний, которые несомненно определяют расстановку приоритетов. Опыт дает возможность принимать те решения, которые попросту недоступны для остальных. И залогом успеха в твоих делах будет гармоничный выбор приоритетов, так как именно ты знаешь, чего желаешь достигнуть.
| Пройти еще раз |
Вопросы для осмысления
Продолжи фразу: «Я бы сократил время на...»
Зафиксируй, на что или на кого ты хотел бы сократить расход времени.
Продолжи фразу: «Вместо этого я бы...»
Зафиксируй, на что или на кого ты хотел бы тратить времени больше, чем удаётся обычно.
Зафиксируй, на что или на кого ты хотел бы сократить расход времени.
Продолжи фразу: «Вместо этого я бы...»
Зафиксируй, на что или на кого ты хотел бы тратить времени больше, чем удаётся обычно.
Спасибо за то, что зафиксировал свои размышления!
Мы так сосредоточены на деталях, что не понимаем, что и зачем делаем, не обращаясь к общей картине.
Выясни, какие у тебя самые затратные привычки в плане времени, и ты поймёшь, что «убивает» твоё время. Это бесценное время можно использовать для реализации жизненной цели на текущий момент.
Задавай себе вопросы:
— Чего я хочу? Каковы мои цели?
— На что я готов ради их достижения?
— От чего могу отказаться?
— Отвечая, ты уже неосознанно расставляешь приоритеты.
Предлагаю в следующей части поговорить о системе самоорганизации.
Мы так сосредоточены на деталях, что не понимаем, что и зачем делаем, не обращаясь к общей картине.
Выясни, какие у тебя самые затратные привычки в плане времени, и ты поймёшь, что «убивает» твоё время. Это бесценное время можно использовать для реализации жизненной цели на текущий момент.
Задавай себе вопросы:
— Чего я хочу? Каковы мои цели?
— На что я готов ради их достижения?
— От чего могу отказаться?
— Отвечая, ты уже неосознанно расставляешь приоритеты.
Предлагаю в следующей части поговорить о системе самоорганизации.
Самоорганизация
Для руководителя всегда остро стоит вопрос, как повысить свою эффективность и эффективность своей команды.
Какие ещё существуют рабочие инструменты самоорганизации? Что помогает концентрироваться и не реагировать на внешнее воздействие?
Если ты хоть раз задавал себе один из этих или подобных вопросов, предлагаю посмотреть видео, где мы разберём ещё несколько инструментов, среди которых ты точно найдёшь подходящий именно тебе.
Какие ещё существуют рабочие инструменты самоорганизации? Что помогает концентрироваться и не реагировать на внешнее воздействие?
Если ты хоть раз задавал себе один из этих или подобных вопросов, предлагаю посмотреть видео, где мы разберём ещё несколько инструментов, среди которых ты точно найдёшь подходящий именно тебе.
Для руководителя важна не только личная самоорганизация, но и организация деятельности сотрудников.
Подумай:
— что благоприятно повлияет на развитие самоорганизации сотрудников твоей команды?
— что их будет мотивировать применять инструменты повышения продуктивности?
— как поощрять их за достижение поставленных задач?
Ответы лучше записать в свой рабочий блокнот, чтобы сохранить интересные идеи для использования в своей практике.
Подумай:
— что благоприятно повлияет на развитие самоорганизации сотрудников твоей команды?
— что их будет мотивировать применять инструменты повышения продуктивности?
— как поощрять их за достижение поставленных задач?
Ответы лучше записать в свой рабочий блокнот, чтобы сохранить интересные идеи для использования в своей практике.
Повышение продуктивности по методике GTD
Существует множество разных систем тайм-менеджмента, какие-то более эффективные, какие-то менее. Возможно ты уже слышал о некоторых из них. Например, система тайм-менеджмента Глеба Архангельского, «джедайские техники» Максима Дорофеева и другие (если не слышал, можно изучить их отдельно).
Руководители в МегаФоне чаще используют методику GTD (Getting Things Done) — методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в книге «Как делать дела до конца». Эта методика помогает и избавиться от стресса, и ничего не забывать.
Что же интересного в этом инструменте?
Чтобы привести дела в порядок важно:
— записывать всю входящую информацию в виде задач, чтобы ничего не держать в голове
— дела, требующие не более двух минут на завершение – делать сразу
— на каждую записанную задачу составлять список конкретных действий и делать эти шаги
— определять приоритеты и постоянно актуализировать список действий
— и…действовать!
Руководители в МегаФоне чаще используют методику GTD (Getting Things Done) — методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в книге «Как делать дела до конца». Эта методика помогает и избавиться от стресса, и ничего не забывать.
Что же интересного в этом инструменте?
Чтобы привести дела в порядок важно:
— записывать всю входящую информацию в виде задач, чтобы ничего не держать в голове
— дела, требующие не более двух минут на завершение – делать сразу
— на каждую записанную задачу составлять список конкретных действий и делать эти шаги
— определять приоритеты и постоянно актуализировать список действий
— и…действовать!
Как работает система GTD
1. Выбери удобное для тебя место,
куда ты будешь выгружать всю поступающую информацию
Тебе не нужно разделять её на важную/неважную, срочную/несрочную, текущую/незавершённую.
Например, в одном и том же месте ты фиксируешь мысль, что скоро закончится страховка ОСАГО, задачу по подготовке к выступлению на совещании, размышления о выходе на следующей неделе нового сотрудника в команду, оформление доступа к удалённой работе и т.д.. Этим удобным местом для выгрузки информации может быть мобильное приложение, файл в папке ноутбука, ежедневник или блокнот или заметки на бумаге и так далее. Главное условие, чтобы этот список действий был у тебя всегда под рукой, если вдруг придётся что-то поменять или проверить.
2. Обработай всё, что зафиксировал,
задав себе два вопроса по списку:
— Эта информация требует немедленных действий?
Если ответ «нет», то её нужно убрать из списка. При этом, если захочешь вернуться к ней позже, сохрани её в «раздел напоминаний», если это важная информация, которую обязательно надо сохранить, — сохрани в раздел «справочные материалы».
Если ответ «да», то задай себе второй вопрос:
— Какое следующее действие?
Если действие занимает не более 2 минут – сделай его сразу. Если невозможно - переходи на следующий этап системы GTD.
3. Прими решение, какие действия необходимо совершить,
чтобы достичь результата по задаче
И тут тоже есть выбор:
— Делегировать, если задача неважна, и затем переместить её в «лист ожидания» до момента обсуждения с назначенным исполнителем.
— Отсрочить, если её выполнение требует много времени. Такие задачи заноси в «календарь» или в «следующие действия».
— Объединить в проект из нескольких этапов, если на выполнение задачи требуется более одного действия
4. Проводи еженедельный обзор в каждом из списков,
проверяя их на актуальность
Очень рекомендуем подробнее ознакомиться с системой GTD в книге Дэвида Аллена, включая изучение инфографики на одну страницу с ключевыми моментами системы.
Но помни, что никакая даже самая продвинутая методика не сможет выстроить твою работу так, как написано в книге. Настраивай систему под себя и действуй, получая удовольствие и результат, ничего не упуская из вида.
куда ты будешь выгружать всю поступающую информацию
Тебе не нужно разделять её на важную/неважную, срочную/несрочную, текущую/незавершённую.
Например, в одном и том же месте ты фиксируешь мысль, что скоро закончится страховка ОСАГО, задачу по подготовке к выступлению на совещании, размышления о выходе на следующей неделе нового сотрудника в команду, оформление доступа к удалённой работе и т.д.. Этим удобным местом для выгрузки информации может быть мобильное приложение, файл в папке ноутбука, ежедневник или блокнот или заметки на бумаге и так далее. Главное условие, чтобы этот список действий был у тебя всегда под рукой, если вдруг придётся что-то поменять или проверить.
2. Обработай всё, что зафиксировал,
задав себе два вопроса по списку:
— Эта информация требует немедленных действий?
Если ответ «нет», то её нужно убрать из списка. При этом, если захочешь вернуться к ней позже, сохрани её в «раздел напоминаний», если это важная информация, которую обязательно надо сохранить, — сохрани в раздел «справочные материалы».
Если ответ «да», то задай себе второй вопрос:
— Какое следующее действие?
Если действие занимает не более 2 минут – сделай его сразу. Если невозможно - переходи на следующий этап системы GTD.
3. Прими решение, какие действия необходимо совершить,
чтобы достичь результата по задаче
И тут тоже есть выбор:
— Делегировать, если задача неважна, и затем переместить её в «лист ожидания» до момента обсуждения с назначенным исполнителем.
— Отсрочить, если её выполнение требует много времени. Такие задачи заноси в «календарь» или в «следующие действия».
— Объединить в проект из нескольких этапов, если на выполнение задачи требуется более одного действия
4. Проводи еженедельный обзор в каждом из списков,
проверяя их на актуальность
Очень рекомендуем подробнее ознакомиться с системой GTD в книге Дэвида Аллена, включая изучение инфографики на одну страницу с ключевыми моментами системы.
Но помни, что никакая даже самая продвинутая методика не сможет выстроить твою работу так, как написано в книге. Настраивай систему под себя и действуй, получая удовольствие и результат, ничего не упуская из вида.
Задание
Информации поступает много. Определиться с тем, какой инструмент будет удобным для ее сортировки. Попробуй выстроить свою систему распределения информации на примере GTD.
Для этого выполни упражнение.
Во-первых,
создай список, выгрузив все дела/информацию/мысли на сегодняшний день.
Во-вторых,
обработай его, действуя согласно системе GTD.
В-третьих,
понаблюдай за своей продуктивностью две недели, периодически задавая себе вопросы:
— Как продвинулись мои зависшие задачи?
— Удалось мне разгрузить мозг и использовать его ресурс эффективнее, избегая стресса?
— Что из действий системы GTD получается лучше всего и становится привычкой?
Уверены, что начать использовать эту систему будет несложно, а результаты - вдохновят тебя. Рекомендуем ознакомиться с книгой автора, чтобы изучить систему поглубже и найти именно свои особенности ее применения.
Для этого выполни упражнение.
Во-первых,
создай список, выгрузив все дела/информацию/мысли на сегодняшний день.
Во-вторых,
обработай его, действуя согласно системе GTD.
В-третьих,
понаблюдай за своей продуктивностью две недели, периодически задавая себе вопросы:
— Как продвинулись мои зависшие задачи?
— Удалось мне разгрузить мозг и использовать его ресурс эффективнее, избегая стресса?
— Что из действий системы GTD получается лучше всего и становится привычкой?
Уверены, что начать использовать эту систему будет несложно, а результаты - вдохновят тебя. Рекомендуем ознакомиться с книгой автора, чтобы изучить систему поглубже и найти именно свои особенности ее применения.
Планирование при работе в гибких системах
Посмотри видео об одном из методов визуализации процесса работы и подумай, как этот метод можно применить в твоей управленческой практике
Задание
Инструкция
Ответь на несколько вопросов теста, чтобы проверить себя:
Ответь на несколько вопросов теста, чтобы проверить себя:
Вопрос 1
| Начать |
В чем заключается суть метода Канбан?
| Далее |
| Проверить |
| Узнать результат |
ЗАДАНИЕ ПРОЙДЕНО НЕВЕРНО
С помощью Канбан-доски визуализируются задачи процесса. Канбан не поощряет многозадачность, поэтому устанавливается лимит процессов для одного исполнителя. Время для выполнения задачи должно быть сбалансировано: слишком короткий срок отразится на качестве, а чересчур растянутый лимит растрачивает ресурсы команды и повышает стоимость процесса.
| Пройти еще раз |
ЗАДАНИЕ ПРОЙДЕНО ВЕРНО
С помощью Канбан-доски визуализируются задачи процесса. Канбан не поощряет многозадачность, поэтому устанавливается лимит процессов для одного исполнителя. Время для выполнения задачи должно быть сбалансировано: слишком короткий срок отразится на качестве, а чересчур растянутый лимит растрачивает ресурсы команды и повышает стоимость процесса.
| Пройти еще раз |
С помощью Канбан-доски визуализируются задачи процесса. Канбан не поощряет многозадачность, поэтому устанавливается лимит процессов для одного исполнителя. Время для выполнения задачи должно быть сбалансировано: слишком короткий срок отразится на качестве, а чересчур растянутый лимит растрачивает ресурсы команды и повышает стоимость процесса.
| Пройти еще раз |
С помощью Канбан-доски визуализируются задачи процесса. Канбан не поощряет многозадачность, поэтому устанавливается лимит процессов для одного исполнителя. Время для выполнения задачи должно быть сбалансировано: слишком короткий срок отразится на качестве, а чересчур растянутый лимит растрачивает ресурсы команды и повышает стоимость процесса.
| Пройти еще раз |
Вопрос 2
| Начать |
Визуализация задач на Канбан-доске позволяет:
| Далее |
| Проверить |
| Узнать результат |
ЗАДАНИЕ ПРОЙДЕНО НЕВЕРНО
Kanban обеспечивает максимально возможную скорость работы и реагирования на изменения для конкретной проектной команды. В процессе работы может так произойти, что работа оказывается заблокированной (то есть возникает блокер, который не дает возможности продолжать над ней сейчас работу). Тогда она возвращается в бэклог и выбирается новая задача с высоким приоритетом. Визуализация задач позволяет в любой момент видеть перечень актуальных задач и расставлять приоритеты при их выполнении с учетом срочности.
| Пройти еще раз |
ЗАДАНИЕ ПРОЙДЕНО ВЕРНО
С помощью Канбан-доски визуализируются задачи процесса. Канбан не поощряет многозадачность, поэтому устанавливается лимит процессов для одного исполнителя. Время для выполнения задачи должно быть сбалансировано: слишком короткий срок отразится на качестве, а чересчур растянутый лимит растрачивает ресурсы команды и повышает стоимость процесса.
| Пройти еще раз |
С помощью Канбан-доски визуализируются задачи процесса. Канбан не поощряет многозадачность, поэтому устанавливается лимит процессов для одного исполнителя. Время для выполнения задачи должно быть сбалансировано: слишком короткий срок отразится на качестве, а чересчур растянутый лимит растрачивает ресурсы команды и повышает стоимость процесса.
| Пройти еще раз |
С помощью Канбан-доски визуализируются задачи процесса. Канбан не поощряет многозадачность, поэтому устанавливается лимит процессов для одного исполнителя. Время для выполнения задачи должно быть сбалансировано: слишком короткий срок отразится на качестве, а чересчур растянутый лимит растрачивает ресурсы команды и повышает стоимость процесса.
| Пройти еще раз |
Вопрос 3
| Начать |
Равномерному распределению нагрузки между участниками проектной команды и избавлению от перегрузок способствует:
| Далее |
| Проверить |
| Узнать результат |
ЗАДАНИЕ ПРОЙДЕНО НЕВЕРНО
Work in progress (WIP)-лимит фокусирует участников проектной команды на выполнении важных задач и обеспечении быстрого производственного потока. WIP-лимитирование можно описать одним предложением: «Сделай больше в будущем, сделав меньше прямо сейчас». Ограничение побуждает закончить задачу до того, как перейти к другой, что способствует избавлению от перегрузок.
| Пройти еще раз |
ЗАДАНИЕ ПРОЙДЕНО ВЕРНО
С помощью Канбан-доски визуализируются задачи процесса. Канбан не поощряет многозадачность, поэтому устанавливается лимит процессов для одного исполнителя. Время для выполнения задачи должно быть сбалансировано: слишком короткий срок отразится на качестве, а чересчур растянутый лимит растрачивает ресурсы команды и повышает стоимость процесса.
| Пройти еще раз |
С помощью Канбан-доски визуализируются задачи процесса. Канбан не поощряет многозадачность, поэтому устанавливается лимит процессов для одного исполнителя. Время для выполнения задачи должно быть сбалансировано: слишком короткий срок отразится на качестве, а чересчур растянутый лимит растрачивает ресурсы команды и повышает стоимость процесса.
| Пройти еще раз |
С помощью Канбан-доски визуализируются задачи процесса. Канбан не поощряет многозадачность, поэтому устанавливается лимит процессов для одного исполнителя. Время для выполнения задачи должно быть сбалансировано: слишком короткий срок отразится на качестве, а чересчур растянутый лимит растрачивает ресурсы команды и повышает стоимость процесса.
| Пройти еще раз |
Спасибо за твои ответы!
Преимущество метода Канбан - в его простоте и использовании визуальных средств, поскольку большинство людей лучше воспринимают наглядную информацию. Каждый участник проектной команды знает, сколько задач ему нужно выполнить и в какой срок. И он не получает новых задач, пока не выполнит предыдущие, что позволяет управлять количеством задач.
Попробуй познакомиться подробнее с этим методом, если еще не используешь его в своей работе. Это повысит продуктивность твоего подразделения.
Преимущество метода Канбан - в его простоте и использовании визуальных средств, поскольку большинство людей лучше воспринимают наглядную информацию. Каждый участник проектной команды знает, сколько задач ему нужно выполнить и в какой срок. И он не получает новых задач, пока не выполнит предыдущие, что позволяет управлять количеством задач.
Попробуй познакомиться подробнее с этим методом, если еще не используешь его в своей работе. Это повысит продуктивность твоего подразделения.
Восстановление энергии
В мире высоких ритмов и многозадачности очень важным является своевременный и качественный отдых — это буквально производственная необходимость для эффективной и плодотворной работы мозга. Во всем нужно соблюдать баланс и меру. Вовремя отдыхать, давать себе передышку, разгружать свой мозг, устраивать ему информационный «детокс» — дни без интернета и сложной для переработки информации.
Ты даешь своему мозгу отдыхать? Устраиваешь ему «разгрузочный» день/час?
Зачем это нужно и как это делается, смотри в следующем видео.
Ты даешь своему мозгу отдыхать? Устраиваешь ему «разгрузочный» день/час?
Зачем это нужно и как это делается, смотри в следующем видео.
Вопросы для осмысления
Поразмышляй над предложенными вопросами. Опираясь на свои ответы, подумай и запиши свои мысли в блокнот:
1. Представь своё идеальное утро, которое наполняет тебя энергией, бодростью и радостью. Опиши, за счёт чего оно такое?
2. Представь, что тебя пригласили поучаствовать в дебатах на тему: «Идеальный график дня - это фантастика». Какую позицию ты выберешь - согласишься с этим или будешь против? Приведи не менее трех аргументов.
3. Какие приёмы из изученных в курсе и исходя из твоего жизненного опыта могут помочь тебе избегать расходования энергии ума из-за мультизадачности, мессенджеров, дедлайнов и информационного перегруза?
2. Представь, что тебя пригласили поучаствовать в дебатах на тему: «Идеальный график дня - это фантастика». Какую позицию ты выберешь - согласишься с этим или будешь против? Приведи не менее трех аргументов.
3. Какие приёмы из изученных в курсе и исходя из твоего жизненного опыта могут помочь тебе избегать расходования энергии ума из-за мультизадачности, мессенджеров, дедлайнов и информационного перегруза?
Спасибо за твои ответы!
Тема восстановления энергии одна из важных составляющих продуктивной работы любого руководителя. Поэтому не пренебрегай исследованием своих особенностей расходования и накопления энергии, прислушивайся к себе и находи все новые способы восстановления сил в течение рабочего дня.
Тема восстановления энергии одна из важных составляющих продуктивной работы любого руководителя. Поэтому не пренебрегай исследованием своих особенностей расходования и накопления энергии, прислушивайся к себе и находи все новые способы восстановления сил в течение рабочего дня.
Ты завершил урок.
Переходи к домашнему заданию, чтобы завершить его успешно. Задание поможет тебе в понимании, как управлять собой и своим управленческим временем.
Переходи к домашнему заданию, чтобы завершить его успешно. Задание поможет тебе в понимании, как управлять собой и своим управленческим временем.
Домашнее задание
Сейчас, когда ты знаешь столько инструментов, систем и методов управления своим временем и временем своей команды, ты более подготовлен к вызовам современного мира. Выбрать инструменты и выстроить подходящую тебе систему можно только попробовав разные инструменты и проанализировав их эффективность в разрезе твоей жизни и деятельности.
Предлагаем применить инструменты этого урока к себе и своим делам в рамках этого домашнего задания.
Предлагаем применить инструменты этого урока к себе и своим делам в рамках этого домашнего задания.
1. Составь список:
2. Оцени длительность:
3. Определи инструмент выбора приоритетов и принятия решения по приоритетам, сокращениям, делегированию:
4. Зарезервируй время:
5. Контролируй и делай перенос невыполненного:
6. Сделай вывод: насколько тебя продвинет к твоей цели такое планирование?
- запиши всё, что ты хочешь или должен сделать завтра;
- запиши периодически повторяющиеся задачи за неделю/месяц;
- добавь невыполненные накануне задачи;
- добавь периодически возникающие задачи.
2. Оцени длительность:
- проставь напротив каждой задачи/дела приблизительное время для ее выполнения;
- просуммируй и определи ориентировочное общее время выполнения всех задач.
3. Определи инструмент выбора приоритетов и принятия решения по приоритетам, сокращениям, делегированию:
- установи приоритеты своих дел;
- реально определи длительность каждого дела;
- рассмотри каждую задачу с точки зрения ее перепоручения и рационализации.
4. Зарезервируй время:
- запланируй 70% времени на выполнение задач:
- запланируй 30% времени «про запас» - это будет резерв на установку приоритета, процесс делегирования.
5. Контролируй и делай перенос невыполненного:
- если одно и то же дело ты переносишь многократно, то оно становится обузой, и существуют 2 возможности: или ты берешься за него и доводишь до конца или же принимаешь решение отказаться от этого дела.
6. Сделай вывод: насколько тебя продвинет к твоей цели такое планирование?
Дневник саморефлексии
Вспомни весь урок и запиши в свой дневник ответы на дополнительные вопросы:
- Какие инсайты/открытия были у тебя в процессе изучения урока?
- Как ты планируешь внедрить изученные инструменты и подходы в свою рабочую практику?
Ты завершил урок, до встречи на следующем!
